Лето традиционно считается спокойным периодом для бизнеса. Однако для финансовой службы это часто время повышенных рисков. Пока часть сотрудников находится в отпуске, компания продолжает работать: поступают заявки на оплату, необходимо исполнять обязательства перед поставщиками, выплачивать заработную плату, обслуживать кредиты и контролировать денежные потоки.
Проблема в том, что даже хорошо выстроенные процессы в этот период проходят своеобразный стресс-тест. Если согласование платежей завязано на конкретных сотрудников, платежный календарь обновляется вручную, а прогноз движения денежных средств существует в нескольких версиях Excel-файлов, вероятность ошибок и задержек возрастает.
В статье расскажем, какие процессы в казначействе стоит проверить заранее, чтобы пройти сезон отпусков без потери управляемости.
Почему летом возрастают риски для казначейства
Отпускной период редко становится причиной новых проблем в казначействе. Чаще он выявляет недостатки процессов, которые существуют в компании на протяжении всего года.
1. Отсутствие сотрудников, принимающих решения
Если право согласования платежей сосредоточено у ограниченного круга руководителей, их временное отсутствие увеличивает сроки прохождения заявок. В результате компания может столкнуться с задержкой обязательных платежей, нарушением договорных сроков или потерей скидок за своевременную оплату.
2. Увеличение времени согласования
Даже при наличии заместителей процесс часто становится менее оперативным. Новым участникам требуется время, чтобы разобраться в контексте платежей, проверить обоснованность расходов и оценить влияние решений на бюджет. Если маршруты согласования не адаптированы к подобным ситуациям, время прохождения заявки увеличивается.
3. Изменения в структуре денежных потоков
В одних отраслях летом снижается деловая активность, в других, наоборот, начинается высокий сезон. Поставщики и заказчики корректируют графики отпусков, что отражается на сроках исполнения обязательств и поступлении денежных средств.
4. Рост внеплановых расходов
Срочные закупки, ремонт оборудования, дополнительные логистические затраты, авансовые платежи или перенос сроков поставок требуют оперативных финансовых решений. При отсутствии понятного порядка обработки таких платежей увеличивается вероятность отклонений от утвержденного бюджета и нарушения внутренних регламентов.
5. Снижение платежной дисциплины
Когда сотрудники работают с высокой нагрузкой или временно исполняют обязанности коллег, возрастает риск несвоевременного обновления платежного календаря, ошибок при определении приоритетности платежей и нарушения сроков исполнения обязательств. В результате финансовая служба получает менее точную картину будущей ликвидности.
6. Зависимость процессов от конкретных специалистов
Во многих компаниях критически важная информация (особенности работы с отдельными контрагентами, порядок проведения нестандартных платежей, правила применения бюджетных лимитов) остается в зоне ответственности отдельных сотрудников и не формализована в регламентах. Их временное отсутствие неизбежно снижает скорость принятия решений и увеличивает вероятность ошибок.
Особенно уязвимы компании, в которых значительная часть казначейских операций выполняется вручную. Если платежный календарь ведется в Excel, согласование осуществляется по электронной почте или в мессенджерах, а данные о денежных потоках собираются из нескольких источников вручную, вероятность ошибок существенно возрастает.
Поэтому отпускной сезон можно рассматривать как проверку зрелости казначейской функции. Если процессы сохраняют скорость, прозрачность и управляемость независимо от присутствия отдельных сотрудников, значит система управления денежными потоками построена устойчиво. Если же временное отсутствие нескольких специалистов приводит к сбоям в работе, причина, как правило, заключается в архитектуре самих процессов.
Проверьте актуальность платежного календаря
Платежный календарь – основной инструмент оперативного управления ликвидностью. Его ценность определяется не количеством запланированных платежей, а качеством прогноза. Если данные обновляются нерегулярно или не отражают будущие обязательства компании, финансовый директор теряет возможность заранее выявить кассовый разрыв и принять меры до его возникновения.
Перед отпускным сезоном стоит убедиться, что платежный календарь остается актуальным даже при перераспределении обязанностей внутри финансовой службы.
Достаточен ли горизонт планирования
Платежный календарь должен позволять видеть не только текущую неделю, но и финансовую ситуацию в ближайшие месяцы. Если прогноз ограничивается несколькими днями вперед, компания успевает реагировать только на уже возникшие проблемы.
Для большинства организаций оптимальным считается горизонт планирования 2–3 месяца. Он позволяет заранее оценить периоды повышенной нагрузки на денежные средства, подготовиться к крупным выплатам, избежать кассовых разрывов, скорректировать график платежей или при необходимости привлечь дополнительное финансирование.
В автоматизированных решениях, таких как БИТ.ФИНАНС, платежный календарь изначально настроен на работу с более широким горизонтом: данные по заявкам, прогнозам платежей и планируемым поступлениям можно агрегировать по неделям и месяцам, что позволяет смотреть на несколько месяцев вперед.
Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС агрегирует данные по неделям и месяцам
Все ли ожидаемые поступления и выплаты учтены
Точность прогноза зависит от полноты исходных данных. В платежном календаре должны отражаться не только уже согласованные платежи, но и ожидаемые поступления от покупателей, обязательные регулярные выплаты, графики погашения кредитов, налоговые платежи, заработная плата, арендные платежи и другие известные обязательства.
Особое внимание стоит уделить информации, поступающей от коммерческих, закупочных и производственных подразделений. Если данные о будущих платежах появляются в календаре уже после принятия обязательств, прогноз быстро теряет актуальность. В итоге кассовый разрыв возникает не потому, что компания не смогла его спрогнозировать, а потому что необходимые данные не были своевременно включены в план.
Учтены ли сезонные расходы
Летний период часто сопровождается расходами, которые не возникают в другие месяцы или существенно меняются по объему. Это могут быть выплаты отпускных, сезонные закупки, плановые ремонты, расходы на обслуживание оборудования или подготовку к следующему производственному циклу.
Если такие платежи не учтены заранее, даже при стабильной операционной деятельности компания может столкнуться с временным дефицитом ликвидности.
Читайте также: Платежный календарь в 1С
Насколько фактические денежные потоки отклоняются от прогноза
При оценке платежного календаря важно анализировать не только плановые суммы, но и качество самого прогноза. Если ожидаемые поступления формируются исключительно на основании условий договоров, а не с учетом фактической платежной дисциплины клиентов, вероятность отклонений существенно возрастает.
Полезно регулярно сравнивать прогноз с фактическими денежными потоками. Если прогноз на ближайшую неделю регулярно отличается от фактических поступлений и выплат на 20–30% и более, проблема чаще всего заключается в организации самого процесса.
Причинами могут быть несвоевременное обновление данных, отсутствие ответственного за актуализацию прогноза, низкая дисциплина подразделений при предоставлении информации или недостаточная интеграция финансовой службы с коммерческими, закупочными и производственными подразделениями. В таких условиях платежный календарь быстро теряет актуальность, а управленческие решения принимаются на основе устаревших данных.
Регулярный анализ отклонений между планом и фактом помогает выявить слабые места процесса прогнозирования и понять, какие статьи денежных потоков требуют более точного планирования.
Например, БИТ.ФИНАНС автоматически сопоставляет прогнозные поступления и выплаты с фактическими данными и рассчитывает отклонения по датам, суммам и статьям. Финансовый директор видит, какие контрагенты и статьи движения денежных средств дают наибольший разрыв между планом и фактом, какие операции регулярно «выпадают» из прогноза и как это влияет на итоговый денежный остаток.
Отчет «План-фактный анализ по прогнозам платежей» автоматически рассчитывает отклонение между запланированными и фактическими суммами расходов
По результатам анализа можно оперативно корректировать прогноз, лимиты и маршруты согласования, и тем самым повышать надежность всей системы казначейства.
Кто отвечает за актуализацию прогноза
Даже качественно выстроенный платежный календарь быстро теряет актуальность, если в компании не определен владелец процесса прогнозирования.
Во многих организациях платежный календарь формирует казначейство, однако большая часть исходных данных поступает из коммерческих, производственных, закупочных и инвестиционных подразделений. Если каждый участник отвечает только за свою часть информации, но никто не отвечает за итоговое качество прогноза, его точность неизбежно снижается.
Поэтому важно заранее определить роли всех участников процесса: кто предоставляет данные о будущих поступлениях и выплатах, кто контролирует их полноту и корректность, кто отвечает за формирование итогового прогноза и как часто он должен пересматриваться.
Не менее важно установить единый порядок актуализации данных. Если одни подразделения обновляют информацию ежедневно, а другие – только по запросу финансовой службы, платежный календарь перестает отражать реальную картину денежных потоков.
Четкое распределение ответственности позволяет поддерживать прогноз в актуальном состоянии и делает его надежной основой для принятия управленческих решений.
Позволяет ли платежный календарь моделировать разные сценарии
Платежный календарь должен быть не только инструментом планирования, но и инструментом принятия решений. Поэтому важно оценить, позволяет ли он быстро анализировать различные варианты развития событий и их влияние на ликвидность компании.
Финансовому директору регулярно приходится отвечать на вопросы, связанные с изменением денежных потоков. Например, что произойдет, если крупнейший клиент перенесет оплату на две недели? Как изменится денежная позиция при переносе инвестиционного проекта? Достаточно ли собственных средств для выплаты дивидендов? Возникнет ли потребность в привлечении кредитного финансирования при изменении графика поступлений?
Если для оценки каждого такого сценария необходимо вручную корректировать Excel-файлы, пересчитывать остатки денежных средств и собирать информацию из нескольких источников, платежный календарь перестает быть инструментом управления. Вместо того чтобы помогать принимать решения, он лишь фиксирует текущую ситуацию.
Чем быстрее финансовая служба может оценить влияние различных сценариев на ликвидность, тем больше времени остается на принятие управленческих решений, а не на подготовку расчетов.
Проверьте полномочия и маршруты согласования
Система согласования должна обеспечивать одновременно две задачи: предотвращать необоснованные расходы и не создавать препятствий для своевременного проведения платежей. Отпускной период помогает быстро понять, насколько этот баланс соблюден. Если для проведения одного платежа приходится искать отсутствующего руководителя или перестраивать процесс «на ходу», маршруты согласования требуют пересмотра.
Кто утверждает платежи во время отпусков
До начала отпускного сезона полезно проверить, как будут согласовываться платежи при отсутствии основных участников процесса. Для каждой категории расходов должно быть понятно, кто принимает окончательное решение и какие полномочия для этого необходимы.
Особое внимание стоит уделить обязательным платежам с фиксированными сроками исполнения: налогам, заработной плате, обслуживанию кредитов, расчетам с ключевыми поставщиками. Порядок их согласования не должен зависеть от присутствия конкретного руководителя.
Читайте также: Согласование документов в компании, как правильно настроить
Назначены ли заместители
Назначение заместителей – это не формальность, а элемент обеспечения непрерывности процесса. Недостаточно определить сотрудника, который временно исполняет обязанности. Необходимо убедиться, что он понимает порядок принятия решений, знаком с действующими регламентами и может оперативно выполнять функции согласующего без дополнительных консультаций.
Если замещение каждый раз требует ручной настройки процесса или отдельных согласований, при отсутствии основного сотрудника неизбежно возникают задержки.
Гибкая система маршрутов согласования позволяет заранее описать, кто и в каких случаях подменяет отсутствующих руководителей. В БИТ.ФИНАНС маршруты визирования заявок на расходование денежных средств настраиваются по суммам, статьям бюджета, ЦФО и виду платежа. Для отпускного периода можно предусмотреть альтернативные маршруты и автоматическое вовлечение заместителей, чтобы заявки не «зависали» в ожидании единственного согласующего.
Актуальны ли лимиты полномочий
Матрица полномочий должна регулярно пересматриваться с учетом изменений масштаба бизнеса. Если финансовый директор продолжает согласовывать большое количество типовых операционных платежей, которые не оказывают существенного влияния на финансовый результат, процесс становится менее эффективным.
При этом чрезмерное делегирование полномочий также увеличивает риски. Поэтому важно, чтобы лимиты соответствовали текущей организационной структуре, объему операций и уровню ответственности руководителей.
Есть ли резервные маршруты согласования
Даже при хорошо выстроенном процессе могут возникнуть ситуации, когда основной согласующий недоступен дольше запланированного: из-за болезни, командировки или других обстоятельств. Для таких случаев необходимо заранее определить альтернативный маршрут согласования.
Резервный сценарий должен быть частью регламента, а не приниматься в ручном режиме после возникновения проблемы. Это позволяет сохранить сроки проведения платежей и избежать нарушения обязательств перед контрагентами.
На что обратить внимание
Хороший способ оценить устойчивость процесса – ответить на один вопрос: что произойдет, если завтра одновременно будут отсутствовать два ключевых согласующих?
Если проведение критически важных платежей остановится или потребует внепланового вмешательства руководства, система согласования зависит от отдельных сотрудников сильнее, чем должна. В зрелом казначействе отсутствие одного согласующего не должно влиять на исполнение обязательств компании.
Убедитесь, что регламентированы срочные платежи
Даже в компаниях с высокой платежной дисциплиной периодически возникают внеплановые расходы. Летом таких ситуаций обычно становится больше. Причиной может быть срочная закупка материалов, необходимость оперативной оплаты логистических услуг или непредвиденные расходы на обслуживание оборудования.
Полностью исключить внеплановые платежи невозможно. Срочный ремонт оборудования, незапланированная закупка материалов, авансовый платеж поставщику или экстренные логистические расходы могут возникнуть в любой компании. Риск заключается в отсутствии единых правил их обработки таких платежей. Если каждый нестандартный случай решается индивидуально, возрастает вероятность нарушения бюджетной дисциплины, увеличиваются сроки согласования и снижается прозрачность процесса.
Определены ли критерии срочного платежа
Статус «срочный» не должен присваиваться по запросу инициатора. Компаниям важно заранее определить, какие ситуации действительно требуют ускоренного согласования. Например, к срочным можно отнести платежи, задержка которых приведет к остановке производства, срыву обязательств перед клиентами, штрафным санкциям, отключению критически важных сервисов или другим существенным последствиям для бизнеса.
Четкие критерии позволяют избежать ситуации, когда большинство заявок начинает оформляться как срочные, а ускоренный процесс теряет свое назначение.
Кто принимает решение в нестандартных ситуациях
Не все случаи можно предусмотреть в бюджетах и регламентах. Поэтому важно заранее определить, кто принимает решение, если платеж выходит за рамки стандартной процедуры: отсутствует бюджетный лимит, требуется изменение маршрута согласования или возникает необходимость провести оплату в сокращенные сроки.
Полномочия должны быть закреплены заранее. Это исключает ситуации, когда сотрудники вынуждены самостоятельно искать ответственного руководителя или согласовывать порядок действий уже после возникновения проблемы.
В БИТ.ФИНАНС такие исключительные случаи можно оформить как отдельные сценарии согласования: для сверхлимитных платежей, изменений маршрута или срочных оплат. Это снижает уровень импровизации и позволяет фиксировать решения в системе, с указанием основания, ответственного лица и выбранного источника финансирования.
Отчет «Контрольные значения бюджетов» в БИТ.ФИНАНС
Зафиксированы ли сроки рассмотрения заявок
Даже для срочных платежей процесс должен оставаться управляемым. Для этого полезно установить целевые сроки рассмотрения заявок на каждом этапе: от регистрации до принятия решения.
Это позволяет контролировать не только факт проведения платежа, но и эффективность самого процесса. Если сроки регулярно нарушаются, финансовая служба может определить, на каком этапе возникают задержки, и устранить их причину.
В системах типа БИТ.ФИНАНС целевые сроки обработки заявок удобно контролировать через статусы и отчеты по маршрутам согласования. Финансовый директор видит, на каких этапах заявки задерживаются чаще всего, и может управлять именно узкими местами процесса, а не только конечным фактом просрочки платежа.
Ведется ли учет отклонений от регламента
Каждое отклонение от стандартного порядка согласования – это источник информации для совершенствования процесса.
Полезно фиксировать, по какой причине платеж был признан срочным, какие процедуры были изменены, кто принял решение и насколько часто возникают подобные ситуации. Такой анализ помогает понять, действительно ли компания сталкивается с исключительными обстоятельствами или отдельные подразделения регулярно используют ускоренный маршрут вместо планирования расходов.
Если количество срочных платежей систематически растет, это может свидетельствовать не о высокой динамике бизнеса, а о недостатках бюджетного планирования, слабой координации между подразделениями или необходимости пересмотра действующих регламентов.
Читайте также: Как разработать бюджетный регламент
Проверьте контроль лимитов и бюджетов
Контроль бюджетных лимитов должен предотвращать нецелевые и сверхплановые расходы, а не фиксировать их после оплаты. Если информация о превышении бюджета становится доступна только при подготовке отчетности, финансовая служба уже не управляет расходами, а анализирует последствия принятых решений.
Перед началом отпускного сезона стоит убедиться, что механизм бюджетного контроля продолжит работать независимо от состава команды и не потребует ручных проверок.
Актуальны ли бюджетные лимиты
Лимиты должны отражать текущие потребности бизнеса. Если они были утверждены несколько месяцев назад и с тех пор не пересматривались, есть риск, что они уже не соответствуют фактическому объему операций.
Особенно это актуально при изменении объемов продаж, запуске новых проектов, пересмотре производственной программы или корректировке инвестиционных планов. В таких условиях сотрудники начинают регулярно сталкиваться с нехваткой лимитов, а процесс согласования превращается в постоянное оформление исключений.
Поэтому полезно оценить, насколько часто подразделения инициируют изменение лимитов и являются ли такие запросы следствием объективных изменений в бизнесе или недостатков бюджетного планирования.
Для компаний, использующих БИТ.ФИНАНС, пересмотр лимитов оформляется через инструменты бюджетирования: лимиты можно оперативно актуализировать по сценариям, ЦФО и статьям ДДС, а история изменений сохраняется. Это помогает не только подстроиться под сезонные колебания бизнеса, но и сохранить прозрачность принятых решений.
Документ «Установка контрольных значений» в БИТ.ФИНАНС
Определен ли порядок работы со сверхлимитными платежами
Даже при качественном планировании полностью исключить сверхлимитные расходы невозможно. Вопрос заключается в том, насколько прозрачно компания ими управляет.
Для таких случаев должен быть заранее определен порядок согласования. Необходимо понимать, кто принимает решение о проведении сверхлимитного платежа, на каком основании оно принимается, каким образом фиксируется источник финансирования и требуется ли последующая корректировка бюджета.
Отсутствие единых правил приводит к тому, что аналогичные ситуации решаются по-разному, а контроль начинает зависеть не от регламентов, а от конкретных участников процесса.
Видны ли остатки лимитов в режиме реального времени
Для принятия решения недостаточно знать утвержденный бюджет. Не менее важно понимать, какая его часть уже использована и какой остаток доступен на момент согласования заявки.
Если информация об использовании лимитов обновляется только после проведения платежей или закрытия периода, руководители принимают решения на основе неполных данных. В результате несколько подразделений могут одновременно использовать один и тот же бюджетный резерв, что приводит к превышению утвержденных лимитов.
Наиболее эффективный подход – контроль доступного остатка непосредственно при согласовании заявки, до принятия обязательств и проведения оплаты.
Одно из преимуществ систем вроде БИТ.ФИНАНС — онлайн отображение доступных бюджетных остатков прямо в заявке на расходование денежных средств. Инициатор видит актуальный лимит до отправки документа на согласование, а согласующие принимают решения на основе тех же данных. Это особенно заметно в отпускной период, когда нагрузка на отдельные статьи возрастает, а ошибок «по незнанию» становится больше.
Если бюджетный лимит не исчерпан, сумма доступного остатка будет показана на диаграмме зеленым цветом. При превышении лимита сумма сверх лимита отобразится красным.
Насколько прозрачна информация об использовании бюджетов
Финансовому директору важно видеть не только факт превышения бюджета, но и понимать причины отклонений.
Отчетность должна позволять быстро ответить на несколько вопросов: какие подразделения уже выбрали большую часть лимитов, по каким статьям возникают регулярные перерасходы, где отклонения носят разовый характер, а где становятся системной проблемой.
Чем быстрее финансовая служба получает такую информацию, тем раньше можно скорректировать расходы, перераспределить бюджет или пересмотреть финансовые приоритеты компании.
Вопрос для финансового директора
Видите ли вы превышение бюджетного лимита до проведения платежа или узнаете о нем уже после оплаты?
Ответ на этот вопрос показывает, выполняет ли система бюджетного контроля свою основную функцию – предотвращает превышение расходов или лишь фиксирует его постфактум. Для эффективного управления финансами контроль должен срабатывать на этапе согласования заявки, когда решение еще можно изменить.
Подготовьте сценарии на случай кассовых разрывов
Даже при стабильном денежном потоке компания может столкнуться с временным дефицитом ликвидности. Причиной могут стать задержка поступления крупного платежа, перенос сроков поставок, незапланированные расходы или изменение графика финансирования проектов. Если варианты действий определяются уже после возникновения проблемы, финансовая служба теряет время на поиск решений. Гораздо эффективнее заранее подготовить несколько сценариев управления ликвидностью.
Определите минимально допустимый остаток денежных средств
Компания должна понимать, какой объем денежных средств необходим для выполнения обязательств в ближайшей перспективе. Минимальный остаток зависит от специфики бизнеса, структуры постоянных расходов и платежного цикла, но его значение должно быть определено заранее.
При расчете важно учитывать обязательные выплаты, которые нельзя перенести без существенных последствий: заработную плату, налоги, обслуживание кредитов, аренду, расчеты с ключевыми поставщиками и другие критически важные платежи. Это позволит оценить, насколько компания устойчива к временному снижению поступлений.
В БИТ.ФИНАНС минимально допустимые остатки можно задать по каждому расчетному счету или кассе. Платежный календарь и рабочее место казначея показывают прогноз остатков с учетом планируемых платежей и поступлений. Это позволяет заранее увидеть, в какие даты существует риск нарушения установленного порога, и принять меры еще до наступления кассового разрыва.
Обработка «Рабочее место казначея» в БИТ.ФИНАНС
Проверьте доступность источников финансирования
Даже если компания не планирует использовать заемные средства, необходимо понимать, какие инструменты доступны в случае временного дефицита ликвидности.
Стоит заранее проверить действующие кредитные линии, лимиты овердрафтов, сроки их использования, наличие свободного лимита и условия привлечения финансирования. Если решение о привлечении кредита принимается уже после возникновения кассового разрыва, компания может столкнуться с дополнительными ограничениями или потерять время на оформление необходимых документов.
Продумайте действия при задержке поступлений
Причиной кассового разрыва чаще становится не рост расходов, а перенос сроков поступления денежных средств. Поэтому важно заранее определить, как будет действовать финансовая служба, если крупнейшие клиенты задержат оплату на несколько дней или недель. Какие обязательства должны быть исполнены в первую очередь? Какие подразделения необходимо оперативно проинформировать? Потребуется ли корректировка платежного календаря или пересмотр краткосрочного прогноза ДДС?
Наличие заранее согласованного порядка действий позволяет быстрее принимать решения и снижает риск ошибок в условиях ограниченного времени.
Определите платежи, которые можно перенести
Не все расходы имеют одинаковый приоритет. Еще до возникновения кассового разрыва полезно разделить платежи на обязательные и те, сроки исполнения которых можно скорректировать без существенного влияния на деятельность компании.
К первой категории обычно относятся налоговые платежи, заработная плата, обслуживание кредитов и расчеты по договорам, нарушение которых может привести к штрафам или остановке операционной деятельности. Ко второй – отдельные капитальные затраты, инвестиционные проекты, закупки с гибкими сроками оплаты или внутренние расходы, не влияющие на непрерывность бизнеса.
Такая приоритизация позволяет принимать решения быстрее и снижает вероятность субъективной оценки в момент возникновения дефицита ликвидности.
За счет детализации платежного календаря в БИТ.ФИНАНС финансовая служба может оперативно выстроить приоритетность платежей: система показывает обязательные выплаты, плановые и отложенные платежи в едином окне. При возникновении риска кассового разрыва казначей видит, какие платежи критичны для непрерывности бизнеса, а какие можно перенести без существенных последствий, и быстро перестраивает сценарий оплат.
Документ «Реестр платежей» в БИТ.ФИНАНС
Подготовьте несколько сценариев
Практика показывает, что одного прогноза недостаточно. Для принятия управленческих решений полезно заранее подготовить несколько вариантов развития ситуации.
Базовый сценарий отражает наиболее вероятную динамику денежных потоков и используется для повседневного управления ликвидностью.
Оптимистичный сценарий учитывает более раннее поступление денежных средств, увеличение выручки или перенос отдельных расходов. Он помогает оценить возможности ускорения инвестиционных проектов, досрочного погашения обязательств или реализации дополнительных инициатив.
Стресс-сценарий моделирует неблагоприятные условия: задержку поступлений от ключевых клиентов, рост незапланированных расходов, изменение валютного курса (если это существенно для бизнеса), сокращение выручки или другие факторы, способные повлиять на ликвидность. Для такого сценария важно заранее определить последовательность действий, которая позволит сохранить платежеспособность компании.
Сценарное планирование не позволяет полностью исключить риск кассовых разрывов, но помогает заранее оценить последствия различных событий и принимать решения на основе подготовленных вариантов, а не в условиях дефицита времени.
Проверьте доступы и права пользователей
Во время отпусков сотрудники часто временно принимают на себя функции коллег. Если порядок передачи полномочий не определен заранее, это может привести к задержкам в проведении платежей, нарушению внутренних процедур или, наоборот, к предоставлению избыточных прав доступа. Чтобы избежать подобных ситуаций, стоит проверить несколько аспектов.
Актуальны ли роли и права доступа
По мере изменения организационной структуры права пользователей часто перестают соответствовать их фактическим обязанностям. Одни сотрудники сохраняют доступ к функциям, которые уже не используют, другие, наоборот, не могут выполнить необходимые операции без обращения к администраторам системы.
Перед отпускным периодом полезно провести ревизию ролей и убедиться, что каждый сотрудник имеет доступ только к тем операциям, которые входят в его зону ответственности. Это снижает как операционные риски, так и вероятность ошибок при работе с платежами.
В БИТ.ФИНАНС роли и права доступа настраиваются с учетом функций казначейства, бюджетирования и управленческого учета. Это позволяет «развести» зоны ответственности: инициаторы заявок видят только свои документы, казначеи – реестр платежей и остатки, финансовый директор – консолидированную картину бюджетов и лимитов. Перед отпускным периодом ревизию прав можно провести централизованно, без точечных донастроек в каждой базе.
Определен ли порядок передачи полномочий
Замещение должно быть организовано до ухода сотрудника в отпуск, а не в момент возникновения срочного платежа. Необходимо заранее определить, кто принимает обязанности отсутствующего сотрудника, какие полномочия ему передаются и на какой срок.
Важно, чтобы передача полномочий сопровождалась не только организационными документами, но и своевременным изменением прав доступа в учетных системах. В противном случае временный заместитель может оказаться не в состоянии выполнить необходимые операции, несмотря на официальное назначение.
В БИТ.ФИНАНС замещение сотрудников можно оформить через временную передачу прав и ролей на период отпуска. Это позволяет заранее подготовить систему к изменениям в составе команды: заместители получают доступ только к тем операциям, которые необходимы им для исполнения обязанностей, а по окончании срока замещения полномочия автоматически возвращаются к основному пользователю.
Обработка «Назначение заместителей» в БИТ.ФИНАНС предназначена для назначения заместителей по визированию и/или по исполнению задач при временном отсутствии сотрудника
Используется ли двухфакторная аутентификация
Сотрудники финансовой службы регулярно работают с системами, через которые проводятся платежи и согласуются финансовые документы. Поэтому доступ к таким системам должен быть максимально защищен.
Если сотрудники подключаются к корпоративным сервисам удаленно, двухфакторная аутентификация значительно снижает риск несанкционированного доступа в случае компрометации пароля. Особенно это актуально в отпускной период, когда часть сотрудников работает вне офиса или подключается к корпоративным ресурсам с мобильных устройств.
Читайте также: Как настроить права доступа в 1С, чтобы не потерять контроль над финансами и избежать ошибок в данных
Регламентирована ли работа с удаленным доступом
Во время отпусков руководители и согласующие нередко утверждают платежи из поездок или вне офиса. При этом важно, чтобы порядок удаленной работы был единым для всех участников процесса.
Стоит заранее проверить, какие системы доступны удаленно, через какие каналы разрешено подключение, какие операции можно выполнять вне корпоративной сети и какие дополнительные меры безопасности применяются при удаленном согласовании платежей. Это позволит сохранить непрерывность работы казначейства без снижения уровня контроля.
Вывод: признаки того, что казначейство не готово к отпускному сезону
Подготовка к отпускному сезону – это проверка того, насколько устойчиво работает система казначейства без постоянного ручного управления. Именно такие периоды лучше всего показывают реальное качество финансовых процессов. Если система сохраняет управляемость во время отпусков, она с высокой вероятностью будет эффективно работать и в более сложных условиях. Существует несколько сигналов, которые говорят о потенциальных проблемах:
- Платежный календарь обновляется вручную и требует постоянного участия сотрудников.
- Согласование платежей происходит через электронную почту или мессенджеры.
- Заместители для ключевых участников процесса не назначены.
- Информация о лимитах хранится в разных файлах.
- Статус платежей нельзя проверить в режиме реального времени.
- Прогноз движения денежных средств регулярно отличается от фактических показателей.
Каждый из этих признаков сам по себе не означает критической ситуации. Однако их сочетание существенно увеличивает вероятность потери контроля над денежными потоками в период отпусков.
